中小企业ERP系统管理手册（三）：作业单据-确认工作的依据

场景一

      老板娘B太太对业务S先生说：“客户C要的产品G订单，你给了吗？”

      S先生回答：“我请前台R小妹帮我做了，我先问问看？”

场景二

      老板娘B太太对业务S先生说：“客户C要的产品G订单，你给了吗？”

      S先生回答：“这是我开的订单，上面有C要的产品，我的经理M小姐签章复核了，而且我请前台R小妹帮我传真给C，C已经确认了，您是否要看看这张订单？”

      ——如果你是老板，你更喜欢哪一个场景？

作业单据的意义

1.  作业的计划：是对即将要做的事情，先做个书面的计划。

2.  作业的命令：是使用资源的命令，如销货出货单、生产领料单。

3.  做帐的依据：每当作业开始使用或是变动公司资源时，相应的会计数据就会有

所变动。财务人员也就是依照作业单据来做会计凭证的。

4.  统计的基础：经营者要了解经营所需的各项管理报表，就是根据作业单据整理

统计出来的。企业主拿他来做经营事业的分析和改善之用。

作业单据的种类

要谈作业单据的种类，首先，要确定客户的经营性质是贸易业、服务业或是制造

业。以生产制造业的组织为例，我们来研究一下所使用单据的种类：

谈到单据的种类，最简单的介绍方法，是以使用的次序来做说明。从客户向业务员要求报价时，企业就开始产生了一连串的业务作业。这也就需要开立种种的作业单据：  

1. 成本估算单：依据产品需要的原材料种类和数量，研发人员做一份清单，并从采购部门得到最近的原材料价格，从而做出一份原材料价格统计表，再加上生产所需要的标准人工和制造费用，也就形成了成本估算单。  

2. 报价单：依照研发部门给出的成本估算单，业务员加上业务费用（如：运输、税金等）和合理利润后，做成报价单交给客户。  

3. 客户订单：客户正式下订单后，业务员依据订货商品、数量、单价、税金、交货地点、交货日期、运输方式和付款办法等，做成书面正式合同，交客户签字确认。  

4. 生产计划单：业务员在确认订单后，与生管人员根据订单交期和生产能力做产销协调，并依据协调的结果制作生产计划单。  

5. 物料库存清单：当生产计划单确定后，生管部门向仓管或资材部门索取物料库存状况表，也就是物料库存清单。  

6. 请购单：行政或技术部门因研发或其它等原因，对于资材的需求申请可以使用请购单，并交采购部门采购。  

7. 采购计划：生管或资材人员依据物料库存清单与生产计划单锁定生产计划，核算实际缺料数量和所需物料的使用时间，开出采购计划，并交采购部门采购。一般采购计划须包含以下内容：  

◆物料品名规格。  

◆采购计划数量＝总需求数量—现有库存数量  ＝需求数量×（1＋损耗率）—现有库存数量  

◆入库日期＝物料使用日期＋检验需要的时间  

◆特殊规格说明，如指定的质量标准或是客户专门指定的原材料供货商。

8. 询价单：采购部门依照请购单所要求的请购数据向供货商询价，以便得到物美价廉的原材料或是外协厂商的技术和产能支持。  

9. 采购单：依据请购单上的品名规格、数量和特殊需求，加上询价单的单价和付款交货方式，采购部门做出采购单，在复核人员确认后，与供货商或外协厂商签订采购合约。  

10. 收货单：供货商依照采购合约将货物送至指定的待验区（不能直接入库上架）。送货时，将开出的送货清单交由收货方点收。  送货单包含：采购单号、送货货品的品名规格、送货数量。

11. 验收单：收货后，依照采购合约所定的检验方式进行收货检验，无论结果是通过验收或是质量不合格而拒收，还是基于紧急需求作特采处理，都要填写验收单以便作为后续工作的依据。  

12. 入库单：入库单是入库和记账的凭据，由检验部门把质量检验合格的采购原材料交给仓管或资材部门。  

13. 制令工单：当计划人员确认生产所需的原材料充足，并且生产线有产能安排生产时，就开出制令工单交生产线执行。这个步骤也是生管部门最重要的工作。我所看到不少生产部门一团乱的原因，就是生管部门没有把握好制令工单的发放时机，往往是一接到客户订单后，不管物料备足与否，就开出制令工单交给生产线生产。中国人常说“巧妇难为无米之炊”，没有原材料，那用什么东西生产！而这种物料不全就开出制令工单的人员，就是不负责的生管人员。  

14. 生产备料单：当生管部门给生产线开出制令工单时，同时要给仓管或资材部门下达命令，要求将该制令工单所需的物料从库存架上取出放在待领区，并作物料冻结，这样才能掌握生产所需物料的准备。  

15. 领/退料单：当生产线主管开始生产时，安排人员到仓库领取该制令工单的备料，这就是标准领料作业。有些厂商还会特别指定仓管资材人员，将生产备料的物料送至生产线，这样生产人员就不须进入仓库拿物料，这也是解决库存物料缺失问题的最佳方式。  

16. 成品入库单：生产线完成生产后，填写成品入库单。一来让仓库人员入库作帐，更重要的是让生管部门了解制令工单已经执行完毕，并通知业务部门可以销货出货。  

17. 装运单：当业务人员安排销货出货时，将装运单交给仓管资材人员，上面详列着装运货物的品名规格、数量、运送方式、目的地等，并请仓管人员依据清单准备装运。  

18. 销货单：销货单交给客户后，一般会请客户或是物流运送公司签字确认，从而作为请款的依据。  

19. 调拨单：因为内部管理或财务作帐的需要，企业一般会把仓库分成不同的作账单位，这就是多库别管理。各仓库间的物料库存品变动就是用调拨单来做管理的。  

20. 调整单：当库存品的数量或是价值有所变动时，相关的会计帐务就需要作调整，这时用调整单来变动相关数据。调整方式有三：  

◆调整数量：如不良品要作报废处理，就直接将报废数量调整掉。  

◆成本调整：当库存品需要做成本调整的时候，用调整金额来做库存成本管理。例如：铜价在一年间涨了一倍，从每吨$3,000元涨到$8,000，而仓库有100吨铜锭，虽然在这一年都没有用到铜锭这个原料，但仓库铜锭的价值却从$300,000变成$800,000，这多出来的$500,000就用成本调整单来变更。  

◆调整数量和成本：可以同时调整货物的数量与成本。

21. 盘点单：盘点单是库存盘点结果的表现。

22. 对账单：当结算应付账款时，由负责人员整理出需要支付给供货商的相关金额数据，并在比对供货商的请款要求时使用。  

23. 请款单：当结算应收账款时，由负责人员整理出应向客户收取的相关金额数据，并提供给客户在作为请求付款时使用。  

24. 付款单：对公司财务部门要求付款的一个请求单据。  

25. 会计凭证：财务人员依据会计原则或有关法令规定做出相关单据，作为财务状况变动的凭证。  

26. 财务报表：会计部门对公司经营结果的成绩单，包括损益表（Profit &Loss）和显示财务状况的报表——资产负债表（Balance Sheet）和现金流量表（Cash Flow）等。

作业单据何时开立

从前面，已经很清楚的解释了单据的定义：单据的第一目的是作业计划，而且是书面的计划，所以单据开立是事前就要做好，且需要有合适的人员进行审核，这是管理的第一步。

假设每个工作人员的正确率是每百次错一次 (99%)，任何作业经过第二人复核后正确率就可以达到99.99%，也就是从每百次犯一次错变成一万次错一次，这就是防错的第一步。  

我们看到有很多老板或是主管要求员工做完事情后再填单据备案，寻其目的说是减少错误，究其详曰:本来开领料单要领100个原料，但仓库却只有90个，所以先领90个，还要改领料单，每张单据我都要签名二次，所以要手下先去领料，得到正确的数量后填写，再让主管签名，这样少了很多工作。  

乍一看，这种管理方法没有问题，但是生管或是资材根本无法掌控实际的库存数量，不思改进也就算了，还要改成事后开单据这样的蠢事。    

作业单据的管理控制流程

所谓单据的管理控制，简单的来说就是：谁来开单、谁来审核、谁来执行、最后交给谁保管。分述如下：  

1. 谁来开单：当然是负责人员开，如装运单由负责业务的来开，备料单由生管人员来开等等。  

2. 谁来审核：审核可以分两种情况，防错或是防弊的不同就会造成审核的方式不同。  

◆防错：把正确率从99%提升到99.99%就是防错。所以，应该由开单人的资深同事来审核。  

◆防弊：就是防弊端，尤其是有关钱财部分。那就要多部门互相牵制稽核。询价单要由稽核部门复审后送财务部门核备，就是基于此原则。  

3. 谁来执行：企业内部工作是不同部门协力执行的。请购单是由生管部门开立后交由采购部门执行；销货单是由业务部门依据装运单开立后交物流部门执行。

4. 谁来保管：单据最重要的功能就是作为财务人员制作会计凭证的依据。如领料单就需要做成从库存品变为在制品的会计凭证，再附上此领料单后，会计凭证才可以确信。所以一切的单据最后都会流转到财务部门。  

读者一定会有疑问，那请购单也需要交给财务部门吗?由请购单加上询价单变成采购单，在采购收料或入库后供货商要请款，采购人员将请购单、采购单、对应的送货单、验收单和入库单整理成请款资料，这样才是一整套的勾稽流程。不仅防弊，并且条理清晰，财务会计人员在制作财务帐时，就能很方便的稽核确认。  

作业单据是统计的基础

企业的经营效果从何而知，老板看的就是管理报表。不论是业务接单状况、客户应收账款、供货商应付账款和库存呆滞状况，任何一项都是从作业单据中取得数据整理而来的。  

结论

一个企业的运行就像人体一样，聪明的大脑需要靠神经来收集数据、传递命令和确定执行效果。企业就是依作业单据来运作的，利用单据确定执行效果就是管理的真义。