中小企业ERP系统管理手册（六）：采购作业-防弊兴利的把关

前言

说到采购人员，大家最深的印象可能就是一个脑满肠肥、日进斗金、长的尖嘴猴腮的小人之状，呵呵，这就是在中国小说中可以常看到的一景。

我们谈过，中小企业原材料成本占到总成本的50~70%。一个负责的采购人员，只要能压低一点采购价格，都会让公司的利润大为提高。本章的重点就是着眼于采购作业防弊与效率的提高。  

业务模式的改变

如果说，十年前做生意和现在有何不同，我认为是接单生产的模式变得越来越盛行，从电子业到机械业，甚至食品  成衣业也有采用此模式的。  

举个例子：排名个人计算机业第一的惠普和Dell，自己没有工厂制造产品，而是把产品的开发、制造和发运全都交给鸿海、台达电、和广达ODM代工，而这些代工工厂又去找下游的零部件生产商，零部件生产商再找原材料商构成一个供应链的体系。同样，运动鞋第一名的大厂Adidas和Nike，也是找代工工厂来为其建立供应链的。  

在这供应链体系中，中小企业就是负责生产零部件的主要角色，在这样的中小企业中，甚至只有一个客户————代工工厂，而原材料供货商也是由代工工厂指定的，在这样的环境中，中小企业的采购模式也就需要重新定位。

采购的职责

供应链中，中小企业的采购，最重要的是与供货商建立长久合作关系，所谓的长久合作关系有三：  

1.稳定的货源：在市场物料缺少时，能优先提供原材料，避免影响业务接单。

2.及时的提供：所有采购单都能及时送货，不让供应链系统中断。

3.可靠的质量：送来的物料质量都很可靠，不会影响自己产品的质量。  

至于常人所要求的价廉物美，这是相对的，生意人讲本求利，但是一分钱一分货，老是压价钱的客户是不讨人喜欢的。  

采购作业的启动

采购作业的启动，是由请购单来触发的。请购单的触发来源有：

1.生管部门在进行制令工单的生产时，对物料需求的请购。

2.研发部门开发新产品或是进行样品开发时，对物料的请购。

3.业务直接销售商品的请购。  

4.维护及其他日常事务用料的请购。

请购单模式

询价作业

采购人员在接到请购单后，就开始做询价动作。询价也是体现采购人员职业操守的最重要环节。很多大企业采用的是多部门、多人员的互相牵制的办法。如除采购部门外，稽核部门和会计部门都会一齐参与询价操作。  

询价作业不只是问价格而已，更重要的是采购质量与交期的确定。一分钱一分货，有些物品采购，如模具开立或是特殊加工程序，都是由研发、生产等技术部门事先认定的供货商，才有资格参与询价比价的。  

采购与供货商的关系

采购部门负责购买、供货商负责提供，所以双方本着合作精神，才能让物料的供应更加顺利。而不是采购人员挟其权力傲气指使，抱着给饭吃的心态对待供货商，持这样心态的采购人员，往往会滥用职权，甚至从中牟取私利。采购既然与供货商是合作的关系，所以要让采购物品在规定的时间内，送至规定的地点，同时还要保证质量。只有能这样完成任务的采购人员，才是合格的采购。  

至于采购单发送与采购付款等事项，企业有各自的考虑，在此不再详述。而供货商交货验收入库，也会在后面章节提到。  

采购主导物料供应

物料的采购，从请购动作开始触发，采购人员开始询价、选定供货商、发出采购单、然后是供货商进货、库管人员收料、检验人员检验质量、最后验收入库上架。在这样一个进料过程中，采购人员应该担负什么样的角色呢?  

许多中小企业，老板很注重采购的前半段——询价和开采购单，通常安排亲信担任此工作，后半段的工作就交由仓库部门来处理。可是在企业中，经销商与仓库部门的关系，随着仓库从收料、检验工作的进行，会慢慢演变成一种只是对立的关系(给机会的是采购，挑毛病的却是仓库和检验部门，这样采购人员只享受发号司令的权力，而不用负责高质量材料的进料义务，造成经销商与仓库和检验部门的对立关系越来越高)。  

所以，正确的采购工作的主导者应该是采购人员。采购人员要负责高质量的采购程序；要主导进料收货；进料检验等工作；要负责准时的把质量合格的采购物料送给仓库点收，而且对于所有的进料延误、质量验收等问题也应该由采购人员直接与供货商协调，这才是正确的采购工作。    

结论

采购人员最重要的是与供货商建立对等的、永久合作的关系。合理的价格、准时交货、质量合格的物料，才能保证整个生产的平顺。