中小企业ERP系统管理手册（十一）：信息管理—效率经营的依据

前言

我们一直强调，中小企业经营管理的重点就是减少员工犯错，任何人做错事结果就是老板掏钱认赔！随着计算机网络的技术越来越发达，利用计算机信息技术来减少员工犯错，甚至可以在错误发生时就能自动告警，这就是引进信息管理最重要的意义。

企业员工会犯哪些错误

相信故意做错事让老板吃亏的人并不多，那中小企业员工一般会犯什么样的错误呢？举例如下：  

1. 采购人员发采购单买原采料时写错了品名规格，那供货商送进来的货就只能当废料。

2. 资材人员计算需要的物料数量，如果算少了不够生产需要就会停工待料，甚至失去订单，算多了料呢?没有用处就变成呆料。  

3. 研发部门修改了产品规格，但是生产部门没收到变更信息还在继续生产旧规格的产品，客户当然不接受，那这批产品就得报废。  

4. 生管部门要仓管做生产备料时，制令工单填错了需要使用的原材料，导致生产产品不符规格需求等等。

每个企业主遇到这样的问题不只心疼金钱的损失，还要在更正这些错误时面对客户、供货商及企业内部部门的互相批评、争论与推诿过错真是烦死人。别看这些错误大多是员工无心之过，却让老板赔了大钱。

企业管理之病分析  

如果人身上有毛病会腐蚀人的健康，同样，员工犯错造成的企业损失就会成为一种经营之病来腐蚀企业本身，这些企业之病可以归纳几个原因：  

1. 技术数据不能统一版本：当研发产品规格修改后，需要向各部门一一分发新产品数据，当研发或是各部门员工没有将旧数据去除换新时，就会有问题会产生。  

2. 经营资料不能及时送达：库存原材料的数量是随时在变动的，生管或资材人员在请购物料时，如果仓管人员在计算实际需求时没有及时得到仓库的库存数量，就会导致请购物料数量计算错误。

3. 数据输入无法简单复制：采购开出采购单后，供货商送货入仓时，所有的收料单、品管检验单和收货入库单都要一一填写，不能直接复制就意味着输入错误的机率大大增加。  

4. 数字无法自动计算结果：研发人员做好了材料清单，清楚的规定每生产一单位产品需要多少物料，生管资材人员在开具备料单时候，还得用计算器一一计算领料数量。  

5. 部门联系作业无法勾稽：虽然每个客户都有一定的信用额度，业务接订单时虽然检查过信用额度才接受订单，可是财务没有及时将客户应收账款延迟的数据反馈至业务，此时业务继续出货，就会超过客户信用额度，造成企业坏帐呆帐。

6. 统计报表都是延迟完成的：每当企业主需要一份报表作决策，如要了解未出货订单数据统计，需要等到业务人员在有空时一张张的翻读、抄写、计算统计，等到拿到时资料都过期了，还怎么做决策。

管理信息系统是企业管理良药  

计算机网络和管理信息系统可以比喻为企业管理病的治病良方，市面上针对中小企业管理需求推出了企业管理信息系统(MIS)供客户选用，中小企业选用此等管理系统也对症下药才能起到治病延寿的效果：

1. 资料共享：这是管理信息系统的最重要功能，让公司的人都能及时得到该得的数据。举例说，库存资料及时更新，这样生管或资材人员就马上可以得到制令工单或是采购请购数据。  

2. 作业方便：所有的人员都可以运用前面的资料来做后端的工作。举例说，研发人员把材料清单做好了，生管或资材就可以直接拿来用来开请购单，也可以开生产备料单。  

3. 提高效率：数据都整理及储存在计算机中，企业主要整理统计经营数据报表，不用等人统计，自己按几个键就能得到了。

成功推行管理系统  

每年有成千上万家企业推行信息化管理系统，有的成功，有的却失败的很惨，ANYV高格基于二十年经验归纳了推行信息化成功的四个因素，缺一不可：  

1. 指挥官的决心：就像打仗一样指挥官决心是最重要的，任何人没有任何理由不合作执行。如同没有指挥官参预的战斗永远会是失败的下场，所以对于没有朝目标前进的任何人指挥官都要下决心枪毙。  

2. 正常化的运用：所有计算机程序软件都是在正常的模式下有理性的解决方案下作开发的。简单的说80%正常有理性可循的作业流程计算机可以正常处理，而20%异常的工作流程还需要人去判断，这样让企业主和员工只用二成的时间处理企业80%的正常作业流程，空出八成的时间来思考处理20%的棘手异常问题，就是正确使用MIS系统的心态。

3. 套装化的软件：一个成熟的套装化软件需要完全的商业化，由一家公司出钱进行有序开发，经过几百几千或几万家客户的磨练才能成熟，选用这样的软件就不会有设计上的问题，只要注重员工操作熟练度问题就可以了。有些企业主认为自己开发软件用起来比较顺手，想想一个正规软件要几百个员工合作几年才能完成，一个中小企业主却只想用一、两人完成这样的工作，对比之下正规软件开发商应该去跳楼才对。  

4. 包案化的服务：企业在使用管理软件系统中，有新进或是工作人员变动，都要重新对人员作操作训练，而资料收集整理、软件的版本升级、数据库维护和网络支持等都也需要持续的服务，所以只提供短暂服务的软件商是做不好服务的。需要包案服务的就需要有包案服务的成本负担，一般标准的每年售后服费用约为软件售价的20%~15%(看软件大小)而定。

大型ERP系统  

前面我们谈到中小企业先选用一套5～30万元的信息管理系统就行了，那市面上百万或上千万元的ERP系统该有何哪些功能呢？我们在此做个简介：  

大型的ERP系统功能有

1. 基本功能：做单据处理，数据共享和管理报表的打印，在基本的MIS系统的功能上有更细的数据管理。  

2. 分层负责：在员工人数较多，或是组织比较严密的公司，所有的作业都会注重作业流程管理和分层审理，中型的MIS系统就会加上这部分的功能，满足分层负责管理需求。  

3. 作业流程：在准备上市的大公司，有了许多小附属公司和单位，为了整合这些附属公司或单位，每个公司都会制定一套的作业流程，让公司运转更顺利，而且在上市公司中企业治理证券管理部们，都会要求做内稽内控的作业管理，大型的ERP系统都会加强此方面的功能和管制。  

4. 资金运控：一家年营业额百亿的集团企业有多家公司，平均每天的应收款项就有三千多万，应付的也有三千万左右，当这家企业的财务长能够把应收提前一天收款入账，而把应付款项延迟一天付款，这样的企业每天就会有三千万的现金放在公司账户内。当然这白花花的现金每天进进出出，财务长每天就可以支配使用这笔现金。假设这财务长把这每天三千万的现金投入资本市场运用，炒股、期货和外汇市场，如果收益率每天就是3%就好了，也就是财务长每天光是用钱赚钱可以赚100万元，一年三亿六千万元的白花花银子就到手了。  所以大企业的信息系统所谓的ERP( EnterpriseResource Plan 企业资源计划)很大的目的就是现金流的管控，让财务长知道哪里有钱可以早收，哪些钱可以晚付。  

世界上ERP大厂如德国的SAP、美国的Oracle和美国INFOR等就是为这类大企业的需求而做的，这样的系统售价以百万美元起价，并不适合中小企业的需要。在此谈这些只是澄清市面ERP郎中的吹嘘之口罢了。